Contratar a un encargado de intranets
Algunas intranets no son administradas por nadie. Otras intranets son gestionadas como un trabajo secundario por algunas personas. Pero las mejores intranets son llevadas por personas que se dedican a ello todo el tiempo. (Conozca a algunos de ellos en nuestro libro electrónico gratuito, “8 entrevistas inspiradoras con Gerentes de Intranet”).
Si has decidido contratar a un gestor de intranet, ¿qué tipo de persona debería buscar? A continuación, proporcionamos dos descripciones de trabajo de ejemplo. El primer ejemplo es más maduro: papel estratégico. El segundo ejemplo es más juvenil: papel operacional. Siéntase libre de tomar estas descripciones y editarlas según sea necesario.
Descripción del puesto de Administrador Superior de Intranet (más estratégico)
El Administrador Superior de Intranet gestionará la intranet actual y liderar el proyecto de construcción de una nueva intranet. Para todas las etapas del desarrollo de la intranet, esta persona tendrá la responsabilidad por el diseño general visual, navegación del sitio, el contenido del sitio, el compromiso y la formación de los usuarios, la coordinación con las partes interesadas clave y la supervisión de la tecnología.
- Responsabilidades primariasContenido: Las palabras reales y archivos en la intranet
- Coordinar la creación de un diseño visual y diseño de la intranet
- Llevar a cabo investigaciones para entender las necesidades de los usuarios de la intranet
- Esforzarse en crear y mantener “a sound site navigation (information architecture)”
- Gestione la página web para mantener un equilibrio adecuado de los contenidos y herramientas
- Supervisar la creación y el uso adecuado de los canales en línea de noticias oficiales de la compañía
- Administrar proyectos para llevar el contenido o herramientas de la intranet a los dispositivos móviles
- Llevar a cabo proyectos para mejorar las secciones de la intranet o llevar nuevas herramientas a través de la intranet
- Supervisar el contenido generado por el usuario para la adecuación
- Monitorear los análisis y el informe de la web en cuanto a los e informar sobre los KPIs
- Tecnología: El hardware y el software subyacente
- Supervisar la selección de software, incluyendo la creación de requisitos / especificaciones
- Asegurar una adecuada coordinación entre el Departamento de Informática y los proveedores de software de intranet
- Entender las plataformas tecnológicas básicas en juego
- Servir de enlace entre el Departamento de Informática y los proveedores de software sobre cuestiones técnicas de implementación y actualizaciones
- Administrar tareas administrativas comunes en el software de intranet, o comunicarse con el equipo de informática para hablar sobre estas tareas
- Compromiso: La interacción con los usuarios y los grupos de interés
- Coordinar los órganos de supervisión y planificación
- Administrar el equipo de implementación del núcleo
- Trabajar muy de cerca con los principales accionistas para entender sus necesidades y hacer que participen en la planificación y resolución de problemas (incluyendo comunicaciones, informática, recursos humanos, así como directivos y personal administrativo)
- Coordinar los esfuerzos de los propietarios de los contenidos centrales
- Involucrar a los usuarios en las actividades de diseño y de planificación
- Comunicarse activamente con todos los accionistas y grupos de usuario
- Ayudar a los propietarios de los grupos de la intranet a mantener las comunidades activas
- Proporcionar introducciones y capacitación a usuarios de todos los diferentes niveles (incluyendo los usuarios promedio, los propietarios de contenido, autores de noticias, dueños de grupo)
- Responsabilidades administrativas
- Involucrar a los consultores que sean necesarios para la implementación de cierto desarrollo, la planificación y las actividades de diseño
- Mantener el presupuesto del proyecto de intranet
- Cualificaciones y habilidades
- De 2 a 5 años de experiencia en la gestión y la implementación de la intranet o en software de colaboración o social
- Conocimientos básicos de los componentes de la tecnología común de la web (HTML, CSS, Javascript)
- Entendimiento de las estrategias de negocios más importantes y las estructuras organizacionales
- Experiencia en gestión de proyectos
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita
- Excelentes habilidades interpersonales
- Fuertes habilidades de liderazgo para coordinar y facilitar las actividades con los compañeros
- Habilidad para manejar situaciones sensibles y confidenciales con diplomacia
- Gran experiencia con las aplicaciones de Office, que incluye procesador de textos, hoja de cálculo y programa de presentaciones (Word, Excel y Power Point)
- Alto nivel en el software social y otras tecnologías basadas en la Web
Descripción del puesto de Gestor de Intranet (más operativo)
El Administrador de Intranet es responsable de la operación y gestión de la intranet de la empresa día a día. Esta persona es responsable de mantener el diseño visual, la exploración del sitio y el contenido del sitio. También son responsables de la coordinación de las principales partes interesadas (accionistas), con la participación y la formación de los usuarios, y el seguimiento de la salud de la tecnología subyacente.
- Las responsabilidades primarias
- Mantener una navegación del sitio sonido (arquitectura de la información)
- Gestione la página web para mantener un equilibrio adecuado de los contenidos y herramientas
- Supervisar la creación y el uso adecuado de los canales en línea de noticias oficial de la compañía
- Llevar a cabo proyectos para mejorar las secciones de la intranet o entregar nuevas herramientas a través de la intranet
- Supervisar el contenido generado por el usuario para la adecuación
- Monitorear los análisis del sitio e informar sobre los KPIs
- Asegurar una adecuada coordinación entre el Departamento de informática y proveedores de software de intranet
- Servir de enlace con el Departamento de Informática y proveedores de software sobre cuestiones técnicas de implementación y actualizaciones
- Administrar tareas administrativas comunes en el software de intranet o de enlace con el personal de informática en torno a esas tareas
- Trabajar muy de cerca con los principales accionistas para entender sus necesidades y hacer que participen en la planificación y resolución de problemas (incluyendo comunicaciones, informática, recursos humanos, así como directivos y personal administrativo)
- Coordinar los esfuerzos de los propietarios de los contenidos centrales
- Comunicarse activamente con todos los principales grupos de interés y de usuario
- Ayudar a los propietarios de los grupos de la intranet a mantener las comunidades activas
- Proporcionar introducciones y capacitación a usuarios de todos los diferentes niveles (incluyendo los usuarios promedio, los propietarios de contenido, autores de noticias, dueños de grupo)
- Cualificaciones y habilidades
- 2 a 5 años de ejecución o gestión de sitios web o intranets
- Conocimientos básicos de los componentes de la tecnología web común (HTML, CSS, Javascript)
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita
- Excelentes habilidades de organización y coordinación de proyectos
- Excelentes habilidades interpersonales
- Habilidad para manejar situaciones sensibles y confidenciales con diplomacia
- Gran experiencia con las aplicaciones de Office, que incluye procesador de textos, hoja de cálculo y programa de presentaciones (Word, Excel y Power Point)
- Alto nivel en el software social y otras tecnologías basadas en la Web
Más acerca de la contratación de un gerente de la intranet
Lo que importa más que las calificaciones de arriba es la personalidad y el carácter de su nuevo Gerente de Intranet. Si encuentras a alguien que es 1) inteligente y reflexivo, 2) un buen estudiante, 3) interactivo y bueno en escuchar, y 4) bien organizado, probablemente tendrá un gran éxito en esta tarea.
Para más sugerencias sobre la contratación de un gerente de la intranet, ver a estos dos artículos de los compañeros de Step Two Designs (en inglés):
